Wprowadzenie

Gdy po podpisaniu umowy zmieniają się jej warunki, w tym cena, liczba rat, model płatności, grupa czy okres nauki, nie musisz tworzyć nowej umowy. Wystarczy aneks, czyli zmiana planu opłat obowiązująca od wskazanej daty. eduSky przelicza wtedy opłaty od tej daty, zostawia bez zmian opłaty wcześniejsze i przygotowuje dokument aneksu, który możesz wysłać klientowi albo przedstawić mu do podpisu online.

Gdzie znajduje się funkcja?

Przejdź do sekcji Umowy > Zmiany planów opłat. Na liście widzisz wszystkie aneksy, a w zakładce Dodaj zmianę planu opłat utworzysz nowy.

Aneks dla wielu umów naraz przygotujesz na liście Umowy > Umowy: zaznacz umowy i wybierz z menu zbiorczego Zbiorcze aneksowanie/przedłużanie umów. 

Aneksy konkretnej umowy widzisz też na jej karcie, w sekcji Zmiany planów opłat.

Jak utworzyć aneks?

1. W zakładce Dodaj zmianę planu opłat wybierz umowę. Lista pokazuje umowy podpisane i nierozwiązane.
2. Wybierz Typ zmiany planu (np. Aneks do umowy) i Typ zmiany planu opłat:
   • Nowy plan opłat — ustalasz nowe warunki (model, cenę, liczbę rat, terminy), a system liczy nowy plan,
   • Zmiana istniejących opłat — poprawiasz ręcznie aktualne opłaty umowy w tabeli.
3. Ustaw Datę podpisania i Datę obowiązywania od — od tego dnia obowiązują nowe opłaty. Opcjonalnie Datę obowiązywania do i Własny symbol.
4. W trybie Nowy plan opłat uzupełnij warunki: Model naliczania opłat, kurs lub grupę, cenę albo stawkę, częstotliwość, terminy opłat, promocje i usługi dodatkowe. Nowy plan widzisz na bieżąco w Tabeli opłat.
5. W trybie Zmiana istniejących opłat popraw terminy i kwoty w tabeli, usuń zbędne pozycje albo dodaj nowe (Dodaj pozycję do planu opłat). Przywróć oryginalny plan opłat z umowy cofa Twoje zmiany.
6. Kliknij Zapisz. Aneks pojawi się na liście ze statusem Oczekuje na akceptację.
7. Z menu aneksu wybierz Zaakceptuj. Dopiero wtedy zmiany trafiają do planu opłat umowy.

Typy zmian planu

• Aneks do umowy — standardowy aneks; klient dostaje e-mail „Aneks do umowy”,
• Zmiana planu opłat — działa tak samo, ale jest komunikowana klientowi jako informacja o zmianie planu opłat,
• Przedłużenie istniejącej umowy — aneks wydłużający umowę na kolejny okres; domyślny typ przy zbiorczym aneksowaniu,
• Dodanie promocji dla zapisu internetowego — tworzony automatycznie, gdy klient zapisał się przez formularz WWW z promocją, która zmienia plan opłat; wystarczy go zaakceptować.

Wszystkie typy zmieniają opłaty w ten sam sposób. Różnią się nazwą i treścią wiadomości do klienta.

Co się dzieje po akceptacji aneksu?

• Opłaty z planu umowy z terminem od Daty obowiązywania od są usuwane, a na ich miejsce wchodzą opłaty z aneksu.
• Opłaty wcześniejsze zostają bez zmian.
• Opłaty dodane ręcznie i opłaty za usługi dodatkowe zostają na umowie.
• Opłaty opłacone online nie są usuwane, tylko anulowane (kwota 0 zł z dopiskiem o aneksie).
• Wpłaty klienta zostają na umowie i rozliczają się z nowym planem w saldzie.
• Jeśli w aneksie wybrano grupę, kursant zostaje do niej dopisany od daty obowiązywania.
• Jeśli Data obowiązywania do jest późniejsza niż koniec umowy, umowa zostaje przedłużona.

Po akceptacji pojawia się komunikat „Dokument został zaakceptowany. Istniejący plan opłat został zaktualizowany.”. Na karcie umowy aneks ma status Obowiązujący.

Jak wysłać aneks klientowi?

Po akceptacji w menu aneksu dostępne są:

• Pobierz zmianę planu — PDF aneksu,
• Wyślij aneks (dla typu „Zmiana planu opłat”: Wyślij informację o zmianie planu opłat) — e-mail z PDF do kursanta i jego rodziców.

PDF aneksu jest dostępny dopiero po akceptacji.

Jak przedstawić aneks do podpisu online?

Podpis online aneksu uruchomisz przy zbiorczym aneksowaniu (także dla jednej umowy): na liście Umowy > Umowy zaznacz umowę, wybierz Zbiorcze aneksowanie/przedłużanie umów, a w polu Tryb zapisu wybierz Przedstaw do podpisu.

Klient dostaje e-mail z linkiem. Na stronie podpisu widzi datę obowiązywania, Nowy harmonogram płatności i Dotychczasowy harmonogram płatności, a następnie podpisuje aneks kodem SMS (Podpisuję aneks z obowiązkiem zapłaty) albo go odrzuca (Odrzuć aneks). Po podpisie aneks zostaje zastosowany automatycznie i ma status Aneks podpisany online.

Podpis aneksu nie jest obowiązkowy — aneks zaczyna działać po akceptacji w biurze.

Zbiorcze aneksowanie

Zbiorcze aneksowanie/przedłużanie umów tworzy jeden plan opłat i zapisuje go we wszystkich zaznaczonych umowach. Używaj go tylko dla umów o takich samych warunkach, np. podwyżki ceny w całej grupie albo przedłużenia grupy na kolejny rok.

W oknie sprawdzasz listę umów (Dotyczy umów), ustawiasz Datę podpisania, Datę wejścia w życie aneksu, Typ zmiany planu, warunki opłat i Tryb zapisu: Zapisz jako niezaakceptowany, Zapisz jako zaakceptowany albo Przedstaw do podpisu. Jeśli zapis nie uda się dla jednej umowy, nie zapisuje się żaden aneks.

Warto wiedzieć

W jednym miesiącu rozliczeniowym umowa może mieć tylko jeden zaakceptowany aneks. Jeśli trzeba coś poprawić, wycofaj akceptację poprzedniego aneksu i popraw go.

Jeśli do opłaty z terminem od daty obowiązywania wystawiono fakturę, akceptacja zostanie zablokowana komunikatem „Nie można usunąć płatności i zmienić stanu aneksu, ponieważ płatność do umowy została już powiązana z wystawioną fakturą.”. Ustaw datę obowiązywania po ostatniej zafakturowanej opłacie.

Opłata jednorazowa z cennika (np. wpisowe, podręcznik) nie jest naliczana ponownie w aneksie. Zaznacz Dolicz opłatę z kosztu ceny kursu (np. wpisowe, podręcznik) tylko wtedy, gdy aneks zmienia kurs na taki, za który ta opłata się należy.

Wycofaj akceptację przywraca plan opłat sprzed aneksu. Edytować i usunąć można tylko aneks niezaakceptowany.

Podgląd aneksu pokazuje dwie tabele: Plan opłat z dnia zmiany planu i Bazowy plan opłat z dnia podpisania umowy — to wygodny sposób, by porównać zmiany.

Podsumowanie

Aneks pozwala zmienić warunki podpisanej umowy od wybranej daty bez tworzenia nowej umowy. Przygotujesz go w sekcji Umowy > Zmiany planów opłat albo zbiorczo dla wielu umów. Po akceptacji system przelicza opłaty od daty obowiązywania, a dokument aneksu możesz wysłać klientowi e-mailem albo przedstawić mu do podpisu online.