Wprowadzenie

Uproszczony podpis online to najszybszy sposób zawarcia umowy na odległość. Klient dostaje e-mailem i opcjonalnie SMS link, otwiera umowę w przeglądarce — na komputerze albo telefonie — i podpisuje ją kodem SMS. Nie musi zakładać konta ani pamiętać hasła, dlatego ten sposób sprawdza się przy zapisach nowych klientów i dużej liczbie umów na początku roku szkolnego.

Gdzie znajduje się funkcja?

Włączysz ją w menu użytkownika (Twoje imię i nazwisko w prawym górnym rogu) > Konfiguracja aplikacji > Edycja konfiguracji > Umowy i propozycje umów:

• Zatwierdzanie propozycji umów — Za pomocą podpisu,
• Zezwól na podpisywanie umów bez logowania — włączone,
• Liczba dni ważności linku do zdalnego podpisu propozycji umów — np. 14 (0 oznacza link bez terminu ważności),
• Wysyłka wiadomości o umowie do zdalnego podpisu — do kogo trafia link,
• Link do przekierowania po podpisaniu umowy — opcjonalnie strona, na którą klient przejdzie po podpisie,
• Edycja danych przez podpisującego umowę — czy klient może poprawić lub uzupełnić swoje dane przed podpisem.

Jak wysłać link do podpisu?

1. W formularzu umowy zaznacz Propozycja umowy (do akceptacji/podpisu online); możesz dodać Treść wiadomości do odbiorcy propozycji umowy.
2. Kliknij Zapisz i przedstaw propozycję.
3. W oknie Stan propozycji wybierz Zapisz i przedstaw propozycję, a potem Wyślij wiadomość email natychmiast albo Dodaj wiadomość do kolejki. Zaznacz Wyślij wiadomość SMS, jeśli klient ma dostać także SMS z informacją o propozycji.

Klient otrzyma e-mail z linkiem. Do wiadomości dołączane są dokumenty z umowy oznaczone opcją załącz do e-maila.

Co widzi klient?

1. Podsumowanie umowy — dane uczestnika, opiekunów i szkoły, okres umowy, harmonogram płatności, łączna wartość umowy oraz Załączone dokumenty, w tym podgląd umowy w PDF. Jeśli szkoła na to pozwala, klient może poprawić lub uzupełnić swoje dane przyciskiem Edytuj dane.
2. Zgody — zgody wymagane i dodatkowe; bez zaznaczenia zgód wymaganych nie da się przejść dalej. Tu klient może też odrzucić propozycję.
3. Potwierdź podpisanie umowy — klient klika Wyślij kod SMS, wpisuje kod w polu Wpisz kod SMS i klika Podpisuję z obowiązkiem zapłaty.
4. Po podpisie widzi podziękowanie, a na e-mail dostaje podpisaną umowę.

Zasady kodu SMS

• Kod ma 6 cyfr i jest ważny 24 godziny.
• Kolejny kod można wysłać po 60 sekundach.
• Do jednej umowy można wysłać najwyżej 5 kodów — kolejna prośba automatycznie odrzuca propozycję.
• Kod trafia na telefon rodzica, a jeśli go nie ma — na telefon kursanta. Klient może też podać inny numer.

Podpis przez oboje rodziców

Jeśli w polu Wysyłka wiadomości o umowie do zdalnego podpisu wybierzesz Tylko do obojga rodziców/opiekunów, każdy z rodziców dostanie własny link i podpisze umowę własnym kodem. Umowa zostanie podpisana dopiero po podpisie drugiego rodzica. Oboje muszą mieć w kartotece telefon komórkowy i e-mail.

Płatność przed podpisem

Jeśli szkoła korzysta z płatności online, w propozycji możesz zaznaczyć Wymuś płatność elektroniczną, Płatności elektroniczne i wybrać Domyślną płatność elektroniczną. Klient po wpisaniu kodu przejdzie do zapłaty pierwszej pozycji planu opłat. Przy zaznaczonym Podpisz tylko po dokonaniu płatności umowa zostanie podpisana dopiero po potwierdzeniu płatności.

Warto wiedzieć

Link wygasa po liczbie dni ustawionej w konfiguracji. Aby wysłać go ponownie z nowym terminem ważności, wybierz z menu umowy Przedstaw ponownie propozycję do akceptacji.

Przed wysłaniem linku system sprawdza dane kontaktowe. Jeśli kursant lub rodzic nie ma telefonu komórkowego albo e-maila, pojawi się komunikat „Aby wysłać zdalną propozycję, potrzebny jest numer telefonu i e-mail…”.

Jeśli propozycja zostanie odrzucona po wyczerpaniu limitu kodów, utwórz jej kopię opcją Utwórz duplikat i przedstaw ją ponownie.

Postęp podpisu widzisz na liście umów: Oczekuje, W podpisie online, a po podpisie Umowa zawarta online.

Podsumowanie

Uproszczony podpis online pozwala zawrzeć umowę przez link, bez logowania i bez wizyty w szkole. Klient przegląda umowę i dokumenty, zaznacza zgody i podpisuje ją kodem SMS, a system automatycznie tworzy numer, plan opłat i PDF oraz wysyła klientowi podpisaną umowę.