Wprowadzenie

Harmonogram płatności (w eduSky: plan opłat) to lista należności z umowy — z terminami i kwotami. Nie musisz układać go ręcznie: system tworzy go sam na podstawie modelu płatności, ceny, okresu umowy i ustawień terminów. Dzięki temu kursant, rodzic i biuro widzą te same kwoty, a na ich podstawie powstają faktury, przypomnienia o płatnościach i saldo umowy.

Gdzie znajduje się funkcja?

Plan opłat przygotowujesz w formularzu umowy (Umowy > Umowy > Dodaj umowę), w zakładce Opłaty. Po prawej stronie widzisz tabelę z podglądem planu (Termin opłaty, Tytuł operacji, Wartość, Wartość łączna), która przelicza się na bieżąco przy każdej zmianie w formularzu.

Po podpisaniu umowy plan opłat znajdziesz na karcie umowy (podgląd umowy z listy Umowy > Umowy).

Kiedy powstaje plan opłat?

Przed podpisaniem umowy plan jest tylko podglądem — możesz go dowolnie zmieniać w formularzu. Opłaty powstają w momencie, gdy umowa zostaje podpisana (Zmień stan na „podpisana”) albo przekazana do podpisu (Zmień stan na „w podpisie”), także przy podpisie online przez klienta.

Wyjątki:

• w modelu Rozliczenie godzinowe na podstawie obecności przy podpisaniu powstaje tylko zaliczka (jeśli jest), a opłaty dodają się automatycznie po zakończeniu każdego okresu, na podstawie obecności,
• w modelu Rozliczenie w oparciu o umowę ramową umowa kursanta nie ma własnych opłat.

Jak działa wyliczanie planu?

System bierze kwotę wynikającą z modelu płatności (cena własna, cena z cennika, stawka zryczałtowana, stawka za zajęcia, wartość pakietu), odejmuje promocje i zniżki, a następnie rozkłada ją na terminy:

• przy stałej cenie (cena własna, cena kursu) — dzieli kwotę na Liczbę opłat i ustawia terminy co okres wynikający z Częstotliwości opłat,
• przy stawce zryczałtowanej — tworzy jedną ratę na każdy okres rozliczeniowy (np. miesiąc) w czasie trwania umowy, z pominięciem miesięcy wyłączonych w cenniku,
• przy stawce za zajęcia i pakiecie — liczy zajęcia z planu grupy w każdym okresie i mnoży je przez stawkę.

Do planu mogą dojść dodatkowe pozycje: zaliczka, wpisowe lub inna opłata zdefiniowana w cenniku kursu (np. podręcznik) oraz usługi dodatkowe z zakładki Usługi dodatkowe.

Najważniejsze pola

W zakładce Opłaty plan kształtują przede wszystkim:

• Data obowiązywania od i Data obowiązywania do (albo Umowa bez daty zakończenia),
• Liczba opłat — liczba rat przy stałej cenie,
• Częstotliwość opłat — np. miesięcznie, kwartalnie, półrocznie, rocznie,
• Data pierwszej opłaty — termin pierwszej raty,
• Data kolejnych opłat albo Dzień miesiąca kolejnych opłat — termin kolejnych rat,
• Dzień miesiąca ostatniej opłaty — pozwala przesunąć ostatnią ratę na inny dzień,
• Przesunięcie groszy w ratach — czy końcówka z zaokrągleń ma trafić do pierwszej, ostatniej raty, czy zostać bez zmian,
• Promocje, Zniżka / Zwyżka oraz Zaliczka z opcją Odejmij od 1 raty.

Jak ustalana jest data pierwszej opłaty?

W nowej umowie system podpowiada ją sam: jeśli umowa zaczyna się do 10. dnia miesiąca, pierwsza opłata przypada 10. dnia tego miesiąca; jeśli później — 10. dnia następnego miesiąca. W modelu ze stawką zryczałtowaną pierwsza opłata przypada 10. dnia miesiąca rozpoczęcia umowy albo w dniu rozpoczęcia, jeśli jest on późniejszy. Datę zawsze możesz zmienić ręcznie.

Domyślny dzień kolejnych opłat dla nowych umów ustawisz w menu użytkownika > Konfiguracja aplikacji > Ustawienia umów (pole Dzień miesiąca kolejnych opłat).

Przykład

Umowa w modelu z ceną kursu: cena 3000 zł, Liczba opłat 10, Częstotliwość opłat miesięcznie, umowa od 1 września, dzień kolejnych opłat 10. System podpowie pierwszą opłatę na 10 września i utworzy 10 rat po 300 zł z terminami 10 września, 10 października… 10 czerwca.

Warto wiedzieć

Jeśli podgląd planu jest pusty, sprawdź daty umowy, terminy opłat i cenę albo stawkę. Przy brakujących danych pojawia się komunikat „Nie można wygenerować płatności dla nadchodzących zajęć…”. Umowa wymaga wskazanego kursanta.

Zmiana ceny w cenniku nie zmienia planów opłat w umowach już podpisanych. Plan podpisanej umowy zmienisz aneksem, zmianą planu opłat albo edycją pojedynczej opłaty.

Opłaty w podpisanej umowie możesz przeliczyć ponownie opcją Regeneruj opłaty (menu umowy). System nie usuwa przy tym opłat opłaconych, zafakturowanych ani dodanych ręcznie.

W modelach godzinowych plan może przeliczać się automatycznie przy zmianach w planie zajęć grupy (np. odwołaniu zajęć), jeśli w konfiguracji rozliczeń (Konfiguracja aplikacji > Ustawienia rozliczeń) włączona jest opcja Regeneruj opłaty w umowach przy operacjach na grupach i zajęciach.

Podsumowanie

eduSky tworzy plan opłat automatycznie na podstawie modelu płatności, ceny, okresu umowy i ustawień terminów. Przed podpisaniem widzisz go jako podgląd w zakładce Opłaty, a faktyczne opłaty powstają przy podpisaniu umowy. Dzięki temu nie musisz ręcznie wyliczać rat, a wszystkie kwoty są spójne z umową, fakturami i panelem klienta.