Wprowadzenie

W umowie eduSky rozróżnia osobę, która korzysta z zajęć, od osoby, która za nie płaci. Odbiorcą usługi jest zawsze kursant, to na niego zawierana jest umowa. Płacić może sam kursant, jego rodzic lub opiekun, a w szczególnych przypadkach inna osoba albo firma, czyli płatnik. Dzięki temu w jednym systemie obsłużysz zarówno dzieci, za które płacą rodzice, jak i dorosłych kursantów czy pracowników, za których płaci pracodawca.

Kto jest kim w umowie?

• Kursant — odbiorca usługi; uczestniczy w zajęciach, jest przypisany do grupy.
• Rodzic/Opiekun i Drugi rodzic/opiekun — strony umowy po stronie klienta. Pochodzą z kartoteki kursanta, dostają wiadomości o umowie, link do podpisu i mają dostęp do finansów w panelu.
• Płatnik — osoba lub firma spoza rodziny kursanta, która opłaca umowę. Płatnika zakładasz w sekcji Umowy > Płatnicy.

Kto jest nabywcą na dokumentach i odbiorcą płatności określa na umowie pole Nabywca na fakturze oraz płatnik.

Gdzie znajduje się funkcja?

Przejdź do sekcji Umowy > Płatnicy. Na liście widzisz płatników z nazwą, telefonem, adresem i NIP-em. Nowego płatnika dodasz w zakładce Dodaj płatnika, a istniejącego edytujesz lub przenosisz do archiwum z menu przy pozycji.

Najważniejsze pola płatnika

• Jest firmą — przełącza formularz między osobą prywatną a firmą,
• Imię i Nazwisko (osoba prywatna),
• NIP — dla firmy dane możesz pobrać automatycznie z bazy GUS,
• Pełna nazwa i Skrócona nazwa,
• adres siedziby lub zamieszkania oraz opcjonalnie adres korespondencyjny i rozliczeniowy,
• Telefon, Telefon komórkowy, Adres e-mail,
• Nazwa banku i Numer rachunku bankowego,
• Tagi.

Jak przypisać płatnika do umowy?

Płatnika wskazujesz w umowie podpisanej (lub w podpisie):

1. Na liście Umowy > Umowy otwórz menu umowy i wybierz Modyfikuj parametry umowy.
2. W polu Nabywca na fakturze oraz płatnik wybierz Płatnik.
3. Wybierz płatnika z listy i zapisz.

Jeśli wybierzesz Płatnik, ale nie wskażesz osoby, pojawi się komunikat „Należy określić płatnika w umowie, ponieważ jest określony jako nabywca na fakturze.”.

Płatność online do umowy (link do płatności) jest wtedy przygotowywana na dane płatnika, a wiadomość z linkiem trafia na jego adres e-mail.

Kiedy przydaje się osobna kartoteka płatników?

Kartoteka płatników jest przydatna wtedy, gdy za zajęcia odpowiada podmiot, którego danych nie chcesz wpisywać jako danych kursanta lub rodzica. Pozwala przygotować dane różnych osób i firm, a następnie wskazać właściwego płatnika przy konkretnej umowie.

Przykładowo rodzic może prowadzić kilka firm i chcieć rozliczać różne zajęcia dziecka na różne podmioty. W sekcji Umowy > Płatnicy możesz dodać każdą firmę osobno, a przy danej umowie wybrać tę, której dane mają zostać wykorzystane do rozliczenia. Dzięki temu nie trzeba za każdym razem ponownie wpisywać danych firmy.

Który wariant wybrać?

• Rodzic płaci za dziecko — nie zakładaj płatnika. Rodzic jest na umowie, w polu Nabywca na fakturze oraz płatnik wybierz Rodzic/Opiekun. Rodzic widzi opłaty i saldo w panelu.
• Płaci dorosły kursant — nabywcą jest kursant; widzi swoje finanse w panelu.
• Płaci ktoś z rodziny, np. dziadkowie — najwygodniej wpisać tę osobę jako drugiego rodzica/opiekuna w kartotece kursanta i wybrać Drugi rodzic/opiekun. Otrzyma wtedy wiadomości i dostęp do panelu.
• Płaci firma za swojego pracownika — przy szkoleniach firmowych rozliczanych w ramach umowy z firmą skorzystaj z modelu Rozliczenie w oparciu o umowę ramową. Przy pojedynczych umowach możesz wskazać firmę jako płatnika.

Warto wiedzieć

Płatnik nie ma konta w panelu kursanta/rodzica i nie widzi umowy. Dostęp do finansów w panelu mają kursant i rodzice powiązani z nim w kartotece. W kartotece kursanta możesz wymusić lub zablokować widok finansów (Wymuś widok finansów, Zablokuj widok finansów).

Płatnik nie dostaje e-maili z umową ani aneksami — trafiają one do kursanta i jego rodziców.

Wpłaty zawsze przypisuje się do umowy, a nie do płatnika. Jeśli płatnik przelewa pieniądze ze swojego konta, dodaj numer jego rachunku na karcie umowy w sekcji Powiązane numery kont z umową (Dodaj numer konta) — dzięki temu jego przelewy będą łatwiej dopasowywane do umowy.

Na liście płatników NIP i pełna nazwa są wymagane, a płatnik musi mieć adres siedziby lub zamieszkania.

Podsumowanie

Odbiorcą usługi jest kursant, a za umowę może płacić on sam, jego rodzic lub opiekun albo płatnik — osoba lub firma spoza rodziny. Płatników prowadzisz w sekcji Umowy > Płatnicy i przypisujesz do umowy w oknie Modyfikuj parametry umowy. W większości przypadków wystarczy jednak wskazać jako nabywcę kursanta albo rodzica.