Wprowadzenie

Nie każda zmiana w opłatach wymaga aneksu do umowy. Czasem trzeba tylko przeliczyć opłaty po zmianach w grupie, przesunąć terminy płatności, ustawić nową stawkę abonamentu albo poinformować klienta o nowym harmonogramie bez formalnego dokumentu aneksu. Platforma eduSky ma do tego kilka narzędzi — wybierz to, które pasuje do sytuacji.

Zmiana planu opłat zamiast aneksu

W sekcji Umowy > Zmiany planów opłat możesz wybrać Typ zmiany planu: Zmiana planu opłat zamiast Aneks do umowy. Przygotowujesz ją i akceptujesz tak samo jak aneks, a skutki dla opłat są identyczne. Różnica jest w komunikacji z klientem: zamiast „Aneksu do umowy” klient dostaje informację o zmianie planu opłat (przycisk Wyślij informację o zmianie planu opłat), z datą podpisania i datą obowiązywania.

Klient nie dostaje nic automatycznie, wiadomość wysyłasz sam po akceptacji. W panelu kursanta/rodzica klient widzi tylko nowe opłaty.

Regeneruj opłaty

Kiedy: po zmianach w grupie lub planie zajęć (np. odwołane albo dodane zajęcia), po zmianie obecności w modelu godzinowym, gdy plan opłat nie odpowiada warunkom umowy.

Gdzie: menu umowy na liście Umowy > Umowy, menu planu opłat na karcie umowy albo zbiorczo, zaznacz umowy i wybierz Wykonaj regenerację opłat dla zaznaczonych umów.

Jak działa: system przelicza opłaty według aktualnych warunków umowy. Nie usuwa opłat opłaconych online, zafakturowanych, dodanych ręcznie ani anulowanych. Jeśli opłata ma fakturę, a jej kwota się zmienia, system może utworzyć korektę opłaty i niezaakceptowaną korektę faktury, datę korekty podajesz w oknie Regeneruj opłaty. Czy korekty mają powstawać, decyduje ustawienie Domyślnie koryguj opłaty przy regeneracji umowy w konfiguracji rozliczeń.

Regeneracja nie tworzy dokumentu ani wiadomości do klienta.

Ustaw nową opłatę do umowy (stawka zryczałtowana)

Kiedy: zmienia się miesięczna opłata w umowie ze stałymi płatnościami z góry (abonament, czesne).

Gdzie: menu umowy na liście Umowy > Umowy > Modyfikuj parametry umowy > Ustaw nową opłatę do umowy.

Jak działa: podajesz Kwotę kursu brutto, datę Od dnia i wybierasz promocje, które mają nadal obowiązywać (Przedłuż następujące promocje). System sam tworzy i od razu akceptuje zmianę typu Zmiana planu opłat, zobaczysz ją na liście Umowy > Zmiany planów opłat. Klient nie dostaje wiadomości automatycznie.

W tym samym oknie opcja Przedłużenie umowy przedłuża naliczanie opłat na kolejny okres od podanej Daty rozpoczęcia naliczeń.

Zmiana dat obowiązywania umowy (modele godzinowe)

Kiedy: w umowie rozliczanej stawką za zajęcia trzeba zmienić daty obowiązywania umowy.

Gdzie: Modyfikuj parametry umowy > Zmiana dat obowiązywania umowy.

Jak działa: zmieniasz datę rozpoczęcia i zakończenia umowy, a system przelicza opłaty za zajęcia w nowym okresie.

Prolongata terminów płatności

Kiedy: klient prosi o odroczenie płatności, a kwoty mają zostać bez zmian.

Gdzie: menu podpisanej umowy na liście Umowy > Umowy > Prolongata terminów płatności.

Jak działa: wskazujesz dzień (Przesuń opłaty z terminem po dniu) i Liczbę dni przesunięcia terminów. System przesuwa terminy wszystkich opłat po tym dniu o podaną liczbę dni i o tyle samo wydłuża umowę. Możesz też zaznaczyć Zawieś umowę na okres prolongaty — zawieszenie ma charakter informacyjny i nie zmienia opłat.

Prolongata nie zadziała, jeśli do przesuwanych opłat wystawiono faktury albo — w rozliczeniach za zajęcia — gdyby opłata przeszła do innego okresu rozliczeniowego.

Którą opcję wybrać?

• Zmiana warunków, którą klient ma otrzymać jako dokument — Aneks do umowy.
• Ta sama zmiana, przekazana klientowi jako informacja o nowym harmonogramie — Zmiana planu opłat.
• Nowa kwota abonamentu — Ustaw nową opłatę do umowy.
• Odroczenie płatności bez zmiany kwot — Prolongata terminów płatności.
• Dopasowanie opłat do zmian w grupie i zajęciach — Regeneruj opłaty.
• Zmiana jednej opłaty — edycja, anulowanie lub dodanie opłaty na podglądzie umowy.

Warto wiedzieć

Każda z tych operacji zmienia saldo umowy od razu. Jeśli do zmienianych opłat wystawiono faktury, sprawdź czy potrzebna jest korekta faktury.

Opcje w oknie Modyfikuj parametry umowy są dostępne z listy umów dla umów podpisanych (lub w podpisie).

Podsumowanie

Plan opłat możesz zmienić bez aneksu: zmianą planu opłat komunikowaną jako informacja dla klienta, regeneracją opłat, ustawieniem nowej opłaty abonamentowej, zmianą dat obowiązywania albo prolongatą terminów. Dzięki temu drobne korekty nie wymagają przygotowywania formalnego dokumentu.