Wprowadzenie
eduSky pozwala zawierać umowy z klientami na odległość. Szkoła przygotowuje umowę w systemie i wysyła ją klientowi jako propozycję, a klient zapoznaje się z nią, zaznacza zgody i podpisuje ją kodem SMS — bez drukowania, skanowania i wizyty w biurze. To wygodne szczególnie przy zapisach na nowy rok szkolny, kursach online i klientach, którzy nie mogą przyjść do szkoły.
Czy umowa podpisana online jest ważna?
Podpis kodem SMS pozwala zawrzeć umowę w dokumentowej formie czynności prawnej (art. 77² Kodeksu cywilnego). Do jej zachowania wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu w sposób umożliwiający ustalenie osoby, która je składa. W eduSky:
- dokumentem jest plik PDF umowy wygenerowany ze wszystkimi danymi klienta, kursu i warunkami finansowymi,
- osobę podpisującą identyfikuje jednorazowy kod wysłany SMS-em na jej numer telefonu,
- system zapisuje dane podpisu: kto podpisał, na jaki numer wysłano kod, datę i adres IP.
Do podpisanej umowy dołączana jest unikalny certyfikat podpisu, czyli strona „INFORMACJA O PODPISIE UMOWY” z numerem umowy, datami, osobą podpisującą, kodem, numerem telefonu i liczbą wysłanych SMS-ów.
Jakie są sposoby zawierania umów online?
- Uproszczony podpis online (bez logowania na konto eduSky) — klient dostaje e-mailem lub SMS link, otwiera umowę w przeglądarce i podpisuje ją kodem SMS. Nie potrzebuje konta ani hasła.
- Podpis online z logowaniem — klient loguje się do panelu kursanta/rodzica i tam podpisuje umowę kodem SMS.
- Akceptacja umowy online — klient w panelu tylko akceptuje propozycję (bez kodu SMS), a szkoła podpisuje umowę w systemie.
Umowę można też podpisać w ostatnim kroku formularza zapisu online — to ustawienie formularza zapisu.
Gdzie znajduje się funkcja?
Sposób podpisywania ustawisz w menu użytkownika (Twoje imię i nazwisko w prawym górnym rogu) > Konfiguracja aplikacji > Edycja konfiguracji > Umowy i propozycje umów. Najważniejsze ustawienia:
- Zatwierdzanie propozycji umów — Za pomocą podpisu (kod SMS) albo Za pomocą akceptacji,
- Zezwól na podpisywanie umów bez logowania — włącza podpis przez link, bez logowania,
- Liczba dni ważności linku do zdalnego podpisu propozycji umów,
- Wysyłka wiadomości o umowie do zdalnego podpisu — do kogo trafia propozycja (kursant i rodzic, tylko kursant, tylko rodzic albo oboje rodzice),
- Link do przekierowania po podpisaniu umowy.
Jak wysłać umowę do podpisu?
- W formularzu umowy zaznacz Propozycja umowy (do akceptacji/podpisu online).
- Kliknij Zapisz i przedstaw propozycję.
- W oknie Stan propozycji wybierz Zapisz i przedstaw propozycję, sposób wysyłki e-maila i ewentualnie SMS.
Propozycję zapisaną wcześniej wyślesz z menu umowy na liście Umowy > Umowy, opcją Przedstaw propozycję do akceptacji.
Co dzieje się po podpisie?
- Umowa otrzymuje status podpisanej, numer i plan opłat, a kursant jest dopisywany do grupy.
- System zapisuje PDF umowy z informacją o podpisie.
- Kursant i rodzice od razu dostają e-mail z podpisaną umową, treścią zaakceptowanych zgód i dokumentami oznaczonymi do wysyłki.
- Biuro lub właściciel dostają powiadomienie (zależnie od ustawień).
Dane podpisu sprawdzisz na karcie umowy, w sekcji Informacje o propozycji umowy.
Warto wiedzieć
Do podpisu kodem SMS klient musi mieć w kartotece telefon komórkowy i adres e-mail, a przy numerze nie może być zaznaczona blokada wysyłki SMS. Szkoła musi mieć środki w portfelu SMS.
Klient podpisuje treść umowy aktualną w chwili podpisu. Po podpisaniu dokument PDF jest zapisany i nie zmienia się, nawet jeśli później zmienisz szablon umowy.
Zgody, które klient ma zaznaczyć przy podpisie online, oznacz w konfiguracji zgody opcją Wyświetl w umowach zawieranych online (przy akceptacji: Pokazuj przy akceptacji umowy).
Podsumowanie
Podpisywanie online pozwala zawierać umowy bez wizyty klienta w szkole — przez link bez logowania albo w panelu kursanta/rodzica. Podpis kodem SMS pozwala zachować dokumentową formę umowy, a system automatycznie generuje PDF z danymi klienta, zapisuje informację o podpisie i wysyła klientowi komplet dokumentów.
